Enregistrer et résumer une réunion avec l’IA : les règles
Copilot dans Teams, Gemini dans Meet, Zoom AI Companion, assistants tiers de prise de notes : ce que le Code pénal, le RGPD, le Code du travail et l’AI Act imposent avant d’enregistrer, de transcrire ou de résumer une réunion.
À jour au 17 septembre 2026 — AI Act & PME
Oui, une entreprise peut faire enregistrer, transcrire et résumer ses réunions par un outil d’IA. Aucun texte ne l’interdit. Mais quatre conditions s’imposent. Tous les participants sont informés avant que l’outil démarre. L’usage doit avoir un but précis et rester proportionné : un compte rendu, pas une surveillance. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE doit en principe être consulté avant le déploiement. Enfin, l’outil ne doit pas analyser les émotions des salariés à partir de leur voix ou de leur visage : c’est interdit depuis le 2 février 2025.
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Ce que fait réellement un assistant de réunion
Un assistant de réunion capte la voix des participants, la transcrit, puis en tire un résumé ou une liste de tâches. C’est un traitement de données personnelles : noms, voix, propos, parfois image. Votre entreprise, qui décide d’utiliser l’outil et dans quel but, est le responsable du traitement. L’éditeur (Microsoft, Google, Zoom ou un prestataire tiers) agit en principe comme sous-traitant : il traite les données pour votre compte.
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Le Code pénal : le vrai risque, c’est l’enregistrement caché
L’article 226-1 du Code pénal punit d’un an d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende le fait de porter atteinte à l’intimité de la vie privée d’autrui « en captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel ». L’article 226-2 punit des mêmes peines la conservation, la divulgation ou l’utilisation d’un tel enregistrement.
Le même article 226-1 prévoit une présomption utile. Lorsque l’enregistrement est fait « au vu et au su des intéressés sans qu’ils s’y soient opposés, alors qu’ils étaient en mesure de le faire », leur consentement est présumé. Un assistant annoncé en début de réunion, avec un bandeau visible et la possibilité de s’y opposer, se place dans ce cadre.
Par ailleurs, la chambre criminelle de la Cour de cassation a approuvé, le 14 février 2006, une cour d’appel qui avait écarté ce délit pour des conversations téléphoniques enregistrées par un salarié à l’insu de ses collègues, au motif que « ces propos entraient dans le cadre de la seule activité professionnelle des intéressés et n’étaient pas de nature à porter atteinte à l’intimité de leur vie privée ». N’en tirez pas une autorisation générale : une réunion peut dériver vers des propos personnels (santé, famille), et le RGPD comme le Code du travail exigent de toute façon l’information préalable. La règle pratique est simple : jamais d’enregistrement à l’insu des participants.
Le RGPD : six points à régler avant la première réunion
1. Une base légale adaptée
Pour une réunion interne, la base la plus courante est l’intérêt légitime de l’entreprise (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD) : disposer d’un compte rendu fiable. Encore faut-il qu’il ne l’emporte pas sur les droits des participants.
Évitez de fonder l’usage interne sur le seul consentement des salariés. Dans leurs lignes directrices 5/2020 sur le consentement, le Comité européen de la protection des données (CEPD) juge problématique que les employeurs se fondent sur le consentement de leurs salariés, « dès lors qu’il est peu probable que celui-ci soit donné librement ».
2. Une information complète, au moment de la collecte
L’article 13 du RGPD impose de fournir les informations « au moment où les données en question sont obtenues » : qui traite les données, pourquoi, sur quelle base, pour combien de temps, avec quels destinataires et quels droits. L’article 12 exige une information « concise, transparente, compréhensible et aisément accessible ».
Pour les appels téléphoniques, la CNIL décrivait, dans une page de 2009 aujourd’hui signalée comme obsolète, une information en deux temps : une mention orale au début, puis un renvoi vers une information complète. La même méthode convient aux réunions.
3. Le strict nécessaire
Le principe de minimisation (article 5 du RGPD) demande des données « limitées à ce qui est nécessaire ». Si vous avez besoin d’un résumé, la vidéo n’est probablement pas utile. Si la transcription suffit, l’audio peut souvent être supprimé.
4. Une durée de conservation définie
Aucun texte ne fixe de durée pour les réunions. À titre de repère, la page de la CNIL sur l’enregistrement des appels au travail indique que les enregistrements « peuvent être conservés jusqu’à six mois au maximum » et les documents d’analyse jusqu’à un an. Cette page date de 2009 et la CNIL la signale elle-même comme obsolète et en cours de mise à jour : c’est un ordre de grandeur, pas une règle. Approche prudente : supprimer l’enregistrement brut une fois le compte rendu validé.
5. Les droits des participants
Chaque participant peut demander l’accès à la transcription qui le concerne (article 15). Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime, il peut aussi s’y opposer « pour des raisons tenant à sa situation particulière » (article 21). L’article 21, paragraphe 4, du RGPD impose de porter ce droit explicitement à l’attention des personnes, au plus tard lors de la première communication avec elles. Prévoyez qu’on puisse demander de couper l’outil.
6. Le contrat, les transferts et l’analyse d’impact
L’éditeur doit présenter des « garanties suffisantes » et signer un contrat de sous-traitance (article 28). Si les données sortent de l’Union européenne, les règles des articles 44 et suivants s’appliquent. Ces points dépendent de l’offre souscrite : nous les avons détaillés dans notre comparatif des offres ChatGPT, Copilot et Gemini.
Une analyse d’impact (AIPD) est obligatoire lorsque le traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé (article 35). La liste publiée par la CNIL y inclut les « traitements ayant pour finalité de surveiller de manière constante l’activité des employés concernés ». L’enregistrement systématique des réunions d’une équipe s’en rapprocherait. Cette liste n’est pas exhaustive : la CNIL recommande aussi une AIPD lorsque le traitement remplit au moins deux des neuf critères du CEPD. Or des salariés (personnes « vulnérables » au sens de ces critères) et une technologie nouvelle comme l’IA peuvent suffire. Dans le doute, réalisez-la.
Le Code du travail : informer, proportionner, consulter
Dans une page du 9 juillet 2026, la CNIL rappelle les trois conditions cumulatives d’un dispositif de contrôle de l’activité : justification et proportionnalité, passage devant les représentants du personnel, information des salariés.
Proportionnalité. Selon l’article L. 1121-1 du Code du travail, nul ne peut apporter aux droits et libertés des personnes des restrictions qui ne seraient pas « justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ».
Information préalable. L’article L. 1222-4 prévoit qu’aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif « qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance ». Si les résumés servent à évaluer, l’article L. 1222-3 impose en plus d’informer expressément le salarié des méthodes d’évaluation.
Consultation du CSE (50 salariés et plus). Le CSE est informé et consulté sur l’introduction de nouvelles technologies (article L. 2312-8) et, « préalablement à la décision de mise en œuvre », sur les moyens permettant un contrôle de l’activité des salariés (article L. 2312-38). Un assistant qui conserve qui a dit quoi peut servir à contrôler l’activité : dans le doute, consultez. Notre article sur la consultation du CSE détaille la procédure.
Et si un enregistrement caché est produit en justice ? Depuis un arrêt de l’assemblée plénière de la Cour de cassation du 22 décembre 2023 (n° 20-20.648), qui portait sur des enregistrements réalisés par un employeur à l’insu d’un salarié, dans un procès civil (y compris devant les prud’hommes), une preuve déloyale n’est plus automatiquement écartée. Lorsque cela lui est demandé, le juge vérifie si sa production est « indispensable » à l’exercice du droit à la preuve et si l’atteinte est « strictement proportionnée au but poursuivi ». Cette solution ne rend pas pour autant l’enregistrement caché licite.
Les séances du CSE : un régime à part
Pour le CSE des entreprises d’au moins 50 salariés, l’article D. 2315-27 du Code du travail organise l’enregistrement des séances. L’employeur ou la délégation du personnel peut décider d’y recourir. Si la décision vient du CSE, l’employeur ne peut s’y opposer que pour des informations confidentielles présentées comme telles. Les frais sont à la charge de l’employeur lorsqu’il est à l’origine de la décision, sauf accord contraire.
Le texte ne mentionne pas la transcription ou le résumé par IA. Le procès-verbal reste établi par le secrétaire du CSE (article L. 2315-34) : un résumé automatique peut l’aider, pas le remplacer. Fixez les règles d’usage avec les élus.
L’AI Act : peu d’obligations, une interdiction à connaître
Pour votre entreprise, qui l’utilise sans le développer (le « déployeur »), un assistant qui transcrit et résume relève en général du risque minimal. Reste l’article 4, dans sa version réécrite par le règlement (UE) 2026/1744 en vigueur depuis le 27 juillet 2026 : les déployeurs « prennent des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA » de leur personnel. Expliquer ce que l’outil capte et ses limites (erreurs, résumés inexacts) en fait partie.
Trois situations changent la donne.
L’analyse des émotions. L’article 5, paragraphe 1, point f, interdit depuis le 2 février 2025 les systèmes d’IA qui infèrent les émotions d’une personne sur le lieu de travail, sauf raisons médicales ou de sécurité. Les lignes directrices de la Commission européenne donnent un exemple très proche du sujet : les systèmes surveillant « le ton émotionnel dans des équipes de travail hybrides » à partir de la voix et des images des appels vidéo « sont interdits ». En revanche, une analyse de sentiment fondée uniquement sur un texte écrit n’utilise pas de données biométriques et n’entre pas dans l’interdiction. Si votre outil tire de la voix ou du visage des salariés une « analyse du sentiment », désactivez-la.
Les émotions des clients. Les suivre par la voix n’est pas visé par l’interdiction, selon les mêmes lignes directrices, à condition qu’aucun salarié ne soit suivi. Mais l’article 50, paragraphe 3, impose d’informer les personnes exposées, et un système de reconnaissance des émotions relève du haut risque (annexe III, point 1, c), avec des obligations applicables le 2 décembre 2027.
L’évaluation des salariés. Si l’outil sert à « suivre et évaluer les performances et le comportement » des salariés, il peut relever du haut risque (annexe III, point 4, b). Les obligations correspondantes s’appliqueront le 2 décembre 2027, dont l’information préalable des représentants du personnel et des salariés (article 26, paragraphe 7).
Ce que font les outils (et ce qu’ils ne font pas pour vous)
Les grands éditeurs affichent un signal aux participants. C’est le fonctionnement de l’outil, pas une obligation légale : il ne remplace ni la notice RGPD ni la consultation du CSE. D’après leurs pages d’aide consultées le 17 septembre 2026 :
Microsoft Teams. Au démarrage de la transcription, « tous les participants voient une notification indiquant que la réunion est transcrite ». Il en va de même pour l’enregistrement. Copilot peut fonctionner sans transcription ni enregistrement, mais ses invites et réponses peuvent être conservées selon les règles de rétention de l’organisation.
Google Meet. Quand la fonction « Prendre des notes pour moi » de Gemini est activée, Meet informe tous les participants et affiche une icône en forme de crayon.
Zoom. Les participants voient l’icône des fonctions d’IA changer de couleur lorsque celles-ci, dont le résumé de réunion, sont actives.
Assistants tiers. Un robot de prise de notes rejoint souvent la réunion comme un participant supplémentaire. Selon leurs réglages, certains outils connectés à l’agenda d’un collaborateur peuvent rejoindre automatiquement ses réunions, y compris celles avec des personnes extérieures. Décidez s’ils sont autorisés, et par qui.
Selon la réunion
| Réunion | Ce qu’il faut faire avant | Point de vigilance | Texte |
|---|---|---|---|
| Réunion d’équipe interne | Annoncer l’outil dans l’invitation et à l’oral, notice RGPD accessible | Ne pas enregistrer systématiquement toutes les réunions sans nécessité | RGPD art. 5, 6 et 13 ; C. trav. L. 1121-1, L. 1222-4 |
| Entretien individuel, entretien annuel | Prévenir le salarié à l’avance, lui laisser refuser, lui remettre le compte rendu | Propos personnels ; pas d’évaluation fondée sur la transcription sans information | C. pénal 226-1 ; C. trav. L. 1222-3 ; RGPD art. 21 |
| Entretien disciplinaire ou de recrutement | Préférer une prise de notes humaine ; si outil, information écrite préalable | Aucune analyse des émotions, y compris pour un candidat ; risque de contestation | AI Act art. 5, § 1, f ; RGPD art. 13 ; C. trav. L. 1221-8 (candidats) |
| Réunion avec client ou prospect | Annoncer l’outil en début d’appel, proposer de le couper, mentionner la notice | Secret des affaires et confidentialité des propos du client ; contrat avec l’éditeur | C. pénal 226-1 ; RGPD art. 13, 21, 28 et 44 |
| Séance du CSE | Décision de l’employeur ou des élus, règles fixées avec le CSE | Informations confidentielles ; le procès-verbal reste celui du secrétaire | C. trav. L. 2315-34, D. 2315-27 |
| Appel avec un bot tiers qui rejoint automatiquement | Vérifier que l’outil est autorisé, l’annoncer, désactiver la jonction automatique | Outil non validé, données hors UE, externes non prévenus | C. pénal 226-1 ; RGPD art. 28 et 44 |
Message d’information à afficher ou à lire en début de réunion (exemple).
« Pour faciliter le compte rendu, cette réunion est transcrite et résumée par [nom de l’outil], utilisé par [raison sociale]. La transcription sert uniquement à établir le compte rendu. Elle est accessible à [organisateur / participants] et supprimée au bout de [durée] ; le résumé est conservé [durée]. Aucune analyse des émotions n’est réalisée. Si vous ne souhaitez pas que l’outil soit utilisé, dites-le maintenant : nous prendrons des notes manuellement. Plus d’informations et exercice de vos droits : [lien vers la notice] ou [contact]. »
Cet exemple ne remplace pas la notice complète exigée par l’article 13 du RGPD.
Ce que la loi n’interdit pas
Utiliser un assistant d’IA pour transcrire ou résumer une réunion, interne ou externe.
Retenir l’intérêt légitime comme base légale pour les réunions internes, sans recueillir le consentement écrit de chaque salarié.
Utiliser l’outil lorsque les participants, informés, ne s’y opposent pas, sous réserve d’examiner toute opposition fondée sur une situation particulière.
Analyser le sentiment d’un texte écrit, sans données biométriques : l’interdiction de l’article 5 de l’AI Act ne s’applique pas. Appliquée aux propos des salariés, cette analyse reste soumise au RGPD et au Code du travail (proportionnalité, information, consultation du CSE).
À notre connaissance, la CNIL n’a pas encore publié de recommandation dédiée. Son programme de travail du 7 avril 2026 annonce des travaux sur les « outils de transcription et d’analyse automatique », notamment en visioconférence.
Avant d’activer l’assistant : la check-list
Finalité écrite : à quoi sert l’outil (compte rendu, liste d’actions) et à quoi il ne sert pas (évaluer, sanctionner).
Outil validé : offre professionnelle, contrat de sous-traitance, localisation des données vérifiée.
Réglages minimaux : pas de vidéo si inutile, pas d’analyse d’émotions ni de score d’engagement, jonction automatique des robots tiers désactivée.
Information : mention dans l’invitation, message en début de réunion, notice RGPD en ligne.
Droit de refus : une procédure simple pour couper l’outil à la demande.
Durées de conservation : une pour l’enregistrement brut, une pour le résumé.
CSE : consultation préalable si l’entreprise compte au moins 50 salariés.
Documentation : inscription au registre des traitements RGPD et au registre des systèmes d’IA, formation des utilisateurs, AIPD si enregistrement systématique ou si l’analyse des critères du CEPD l’exige.
Le modèle de politique d’usage — gratuit
Les neuf clauses d’une politique d’usage de l’IA, déjà rédigées. Vous saisissez votre raison sociale, vos outils autorisés et votre responsable désigné ; le document se met en forme, vous l’imprimez ou vous l’enregistrez en PDF. Sans installation, sans compte à créer.
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À lire ensuite
Sources
Légifrance — Code pénal, article 226-1 (version en vigueur depuis le 23 mars 2024) et article 226-2 (en vigueur depuis le 1er mars 1994)
Légifrance — Cour de cassation, chambre criminelle, 14 février 2006, n° 05-84.384
Légifrance — Cour de cassation, assemblée plénière, 22 décembre 2023, n° 20-20.648
Code du travail numérique : articles L. 1121-1, L. 1222-3, L. 1222-4, L. 2312-8 et L. 2312-38 (consultés le 17 septembre 2026)
Légifrance — Code du travail, article L. 2315-34 et article D. 2315-27 (en vigueur depuis le 1er janvier 2018)
Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), articles 5, 6, 12, 13, 15, 21, 28, 35 et 44 à 46 : texte publié par la CNIL (chapitres 2 à 5)
EDPB — Lignes directrices 5/2020 sur le consentement (adoptées le 4 mai 2020, version 1.1)
CNIL — Travail, ressources humaines : le contrôle de l’activité des personnes employées (9 juillet 2026)
CNIL — L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail (5 mai 2009, page signalée comme obsolète et en cours de mise à jour)
CNIL — Les questions-réponses de la CNIL sur le télétravail (12 novembre 2020)
CNIL — Liste des types d’opérations de traitement pour lesquelles une AIPD est requise (PDF) et annonce du 6 novembre 2018
CNIL — Accompagnement des professionnels : le programme de travail de la CNIL pour 2026 (7 avril 2026)
Règlement (UE) 2024/1689 sur l’IA, version consolidée au 27 juillet 2026 — articles 3, 4, 5, 6, 26, 50, 113 et annexe III (EUR-Lex)
Commission européenne — Lignes directrices sur les pratiques d’IA interdites, C(2025) 5052 final du 29 juillet 2025 (contenu approuvé le 4 février 2025, non contraignantes), section 7 (version française en PDF)
Microsoft : Transcription en direct dans Teams, enregistrements de réunion et Copilot sans transcription ni enregistrement (consultées le 17 septembre 2026)
Google — « Prendre des notes pour moi » dans Google Meet (consultée le 17 septembre 2026)
Zoom — Using Meeting Summary with AI (en anglais) (consultée le 17 septembre 2026)
Rédigé par Adrien Bano, fondateur d’IA en Règle. Nous ne sommes pas avocats : cet article a été préparé avec l’aide d’outils d’IA et vérifié sur les textes officiels cités.
Cet article a un but d’information générale, établi d’après les textes en vigueur au 17 septembre 2026 ; il ne constitue pas un conseil juridique.
