Exemple de dossier de consultation du CSE rempli

Exemple gratuit, sans inscription et sans adresse e-mail. Voici en entier un dossier de consultation du CSE, rempli pour une entreprise fictive qui déploie Microsoft 365 Copilot : la notice, le courrier de transmission, la liste des pièces et les dix pièces (l’équivalent de 32 pages A4).

Imprimer ou enregistrer en PDFLe dossier à remplir pour votre entreprise — 190 € HT

Contenu du dossier

• Notice d’utilisation (à conserver) — interne
• Courrier ou courriel de transmission des informations — au comité
• Liste des pièces remises au comité — au comité
• Pièce 1 — Note d’information et de consultation — au comité
• Pièce 2 — Ordres du jour, un par réunion — au comité
• Pièce 3 — Calendrier de la consultation — interne
• Pièce 4 — Questions à préparer — interne
• Pièce 5 — Liste de contrôle avant le déploiement — interne
• Pièce 6 — Suite donnée à l’avis du comité — au comité
• Pièce 7 — Information des salariés — aux salariés concernés
• Pièce 8 — Lignes types pour le document unique — interne
• Pièce 9 — Questions au service informatique et à l’éditeur — interne
• Pièce 10 — Usage des outils d’IA pendant la consultation — aux salariés

Exemple fictif

Dossier de consultation du CSE — outil d’IA

Martin Industrie SAS n’existe pas. Ce dossier a été composé avec le « Dossier de consultation du CSE — outil d’IA » d’IA en Règle, à partir d’informations inventées, pour montrer le résultat : une notice d’utilisation, un courrier de transmission, une liste des pièces et dix pièces.

Composez le vôtre : www.iaenregle.fr/p/consultation-du-cse-outil-ia.html

Martin Industrie SAS

Notice d’utilisation — à conserver, ne pas remettre au comitéDocument interne

NoticeVersion 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

Modèle générique. Ce document ne constitue pas un conseil juridique : il ne qualifie aucune situation, ne vérifie pas les informations saisies et ne garantit pas la régularité de la procédure. Son texte est identique pour tous les utilisateurs ; seules y sont insérées les informations saisies ou choisies. Textes pris en compte : code du travail, dans sa version consultée le 8 octobre 2026 ; règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle, dans sa rédaction issue du règlement (UE) 2026/1744, consulté le 5 octobre 2026. Un accord d’entreprise ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le comité adopté à la majorité des membres titulaires de sa délégation du personnel peut fixer d’autres délais (article L. 2312-16). L’analyse d’une situation particulière relève d’un professionnel du droit.

1Ce qui part où

• Au comité : le courrier ou courriel de transmission, la pièce 1 (note d’information et de consultation), la pièce 2 (un ordre du jour par réunion, chacun sur sa page) et la pièce 6 (réponse motivée à l’avis). L’ordre du jour est aussi communiqué à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (article L. 2315-30).
• Avec la note : la politique d’usage de l’IA et la mise à jour du document unique, lorsque la note indique qu’elles sont jointes. Pour rédiger la politique d’usage, vous pouvez partir du modèle gratuit d’IA en Règle : www.iaenregle.fr/p/essayer-le-modele-de-politique-dusage.html. Pour le document unique, la pièce 8 propose des lignes types à adapter.
• Conservez la preuve datée de la communication des informations (copie du courriel et de ses destinataires, accusé de réception signé, ou information de la mise à disposition dans la BDESE) : le délai du comité court à compter de cette communication (article R. 2312-5).
• Les lignes « ________ » sont à remplir à la main, le moment venu : « Reçu le » à la remise d’une pièce, « Ordre du jour communiqué le » à l’envoi de chaque ordre du jour (les dates d’envoi conseillées figurent dans la pièce 3) et, dans la pièce 8, la colonne « Responsable et échéance » pour chaque ligne retenue.
• Aux salariés concernés : la pièce 7 (information des salariés), avant l’ouverture des accès et avant toute activation d’une fonctionnalité de suivi (article L. 1222-4). Conservez la preuve de sa remise.
• Aux salariés qui utilisaient ces outils : la pièce 10, dès la suspension ; conservez la date et le mode de diffusion.
• Documents internes de la direction : la pièce 3 (calendrier), la pièce 4 (questions à préparer), la pièce 5 (liste de contrôle), la pièce 8 (lignes types pour le document unique) et la pièce 9 (questions au service informatique et à l’éditeur, à poser avant de rédiger la note).

Imprimez séparément : le bouton « Pour le comité (pièces 1 et 2) » imprime le courrier de transmission, la liste des pièces remises au comité et ces deux pièces ; le bouton « Réponse à l’avis (pièce 6) », la pièce 6 seule ; le bouton « Information des salariés (pièce 7) », la pièce 7 seule ; le bouton « Note de suspension aux salariés (pièce 10) », la pièce 10 seule ; le bouton « Documents internes », la présente notice et les pièces 3, 4, 5, 8 et 9.

Arrêtez chaque ordre du jour avec le secrétaire avant la date d’envoi. À défaut, les consultations obligatoires y sont inscrites de plein droit par le président ou le secrétaire (article L. 2315-29).

2Faites relire avant de remettre la note si…

• l’outil, ou un outil d’IA généraliste autorisé par la charte informatique, est déjà utilisé par des salariés, a fortiori si un usage est maintenu pendant la consultation ;
• le projet supprime des postes ;
• l’entreprise vient de franchir le seuil de 50 salariés ;
• un accord collectif organise les consultations ou fixe leurs délais ;
• un accord de groupe organise les consultations (article L. 2312-56) ;
• le comité n’est pas en place (article L. 2314-9) ;
• l’entreprise compte plusieurs établissements et vous hésitez sur le comité compétent.

3Adapter le texte

Le bouton « Modifier le texte avant impression » rend l’aperçu modifiable. Les retouches sont enregistrées dans le navigateur ; une pièce retouchée ne suit plus le formulaire, jusqu’à ce que vous annuliez ses retouches. Pour une relecture par un professionnel du droit, téléchargez le dossier en Word (étape 05). Pour garder plusieurs dossiers, enregistrez chacun dans un fichier .json et rouvrez-le avec « Ouvrir un dossier enregistré ».

4Charte informatique : clause de renvoi à adapter

Pour mettre la charte informatique en cohérence avec la politique d’usage, vous pouvez y insérer la clause suivante, à adapter :

Article ___ — Outils d’intelligence artificielle. Les dispositions de la présente charte qui autorisaient l’usage d’outils d’intelligence artificielle sont remplacées par les règles suivantes. L’utilisation d’outils d’intelligence artificielle est régie par la politique d’usage de l’intelligence artificielle de Martin Industrie SAS. Seuls les outils qu’elle autorise peuvent être utilisés, dans les conditions qu’elle fixe.

Les restrictions que la charte apporte aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives doivent rester justifiées par la nature de la tâche à accomplir et proportionnées au but recherché (article L. 1321-3, 2°, applicable au règlement intérieur et à ses adjonctions, article L. 1321-5).

Martin Industrie SAS

Transmission des informations au comité

Courrier ou courriel de transmission14 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

À l’attention des membres du comité social et économique — ensemble de l’entreprise et de Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité (article L. 2143-22).

Objet : consultation du comité sur le projet d’introduction de l’outil d’intelligence artificielle Microsoft 365 Copilot — communication des informations écrites.

Mesdames, Messieurs les membres du comité,

La direction vous communique, joints au présent courriel, les documents suivants, qui constituent les informations écrites relatives à ce projet :

• la note d’information et de consultation (pièce 1, réf. CSE-IA-01)
• la politique d’usage de l’intelligence artificielle
• le texte modifié de la charte informatique
• la mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels
• la liste des pièces remises au comité

Le délai dont dispose le comité pour rendre son avis court à compter de cette communication (article R. 2312-5). Une réunion d’information se tient ce jour, le mercredi 14 octobre 2026. La réunion au cours de laquelle le comité est invité à rendre son avis est prévue le mardi 10 novembre 2026. L’ordre du jour de la réunion de consultation vous sera communiqué trois jours au moins avant la réunion (article L. 2315-30).

Vos questions et observations peuvent être adressées à la direction dès réception de ces documents ; elle y répondra au plus tard lors de la réunion de consultation.

Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l’expression de nos salutations distinguées.

Pour la direction
Claire Martin, DRH

Courriel envoyé le 14 octobre 2026 à chacun des membres du comité et à Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité.

Martin Industrie SAS

Liste des pièces remises au comité

Liste des piècesVersion 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

Pièces remises aux membres du comité social et économique — ensemble de l’entreprise pour la consultation sur le projet d’introduction de l’outil Microsoft 365 Copilot.

Pièce	Document	Destinataires	Date de remise
Pièce 1	Note d’information et de consultation (réf. CSE-IA-01)	Membres du comité social et économique ; Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité	14 octobre 2026
Annexe à la pièce 1	Politique d’usage de l’intelligence artificielle	Membres du comité social et économique ; Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité	14 octobre 2026
Annexe à la pièce 1	Charte informatique modifiée (texte)	Membres du comité social et économique ; Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité	14 octobre 2026
Annexe à la pièce 1	Mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels	Membres du comité social et économique ; Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité	14 octobre 2026
Pièce 2	Ordres du jour (réf. CSE-IA-02)	Membres du comité social et économique ; Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité ; agent de contrôle de l’inspection du travail et agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (article L. 2315-30)	date portée sur chaque ordre du jour
Pièce 6	Suite donnée à l’avis du comité (réf. CSE-IA-06)	Membres du comité social et économique ; Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité	24 novembre 2026

Document établi par la direction de Martin Industrie SAS — version 1 du 5 octobre 2026.

Martin Industrie SAS

Note d’information et de consultation du comité social et économique

Pièce 1 · Réf. CSE-IA-01Version 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

Destinataires : membres du comité social et économique — ensemble de l’entreprise.
Présidence : Claire Martin, DRH.

1Objet de la consultation

La direction de Martin Industrie SAS envisage d’introduire l’outil d’intelligence artificielle Microsoft 365 Copilot, édité par Microsoft (offre : licence complémentaire Microsoft 365 Copilot, qui serait attribuée à chacun des 18 salariés concernés).

Ce projet relève de l’introduction de nouvelles technologies, sur laquelle le comité est informé et consulté (article L. 2312-8, II, 4° du code du travail). Conformément à l’article L. 2312-14, la décision de la direction est précédée de cette consultation : elle ne sera prise qu’après l’avis du comité ou, à défaut, à l’expiration du délai dont il dispose. Le comité est également informé et consulté sur les conséquences environnementales du projet (article L. 2312-8, III).

Le projet modifiant les conditions d’emploi et de travail des salariés concernés et appelant des actions de formation professionnelle, la consultation porte aussi sur ces points (article L. 2312-8, II, 3°).

L’outil permettant de suivre l’activité ou les résultats de salariés, le comité est également informé et consulté, préalablement à la décision de mise en œuvre, sur ces moyens ou techniques de contrôle de l’activité (article L. 2312-38).

Des outils d’intelligence artificielle généralistes sont déjà autorisés ou tolérés dans l’entreprise, notamment par la charte informatique :

• ChatGPT, dans sa version gratuite, autorisé depuis mars 2025 par la charte d’utilisation des moyens informatiques pour des recherches générales, sans saisie de données de l’entreprise.
• Copilot Chat, accessible aux 180 salariés dans le cadre des licences Microsoft 365 de l’entreprise.
• Le traducteur en ligne DeepL, dans sa version gratuite, utilisé au service commercial sans autorisation écrite : usage toléré, recensé lors de la préparation du projet.

Leur usage entre dans l’objet de la présente consultation. Dans l’attente de son issue, la direction a suspendu cette autorisation.

La direction envisage, à l’issue de la consultation et sous réserve de l’avis du comité, le régime suivant pour ces outils :

Outil	Régime envisagé	Salariés concernés	Conditions
Copilot Chat	rétabli dans les conditions de la politique d’usage jointe à la présente note	tous les salariés (180)	connexion avec le compte professionnel uniquement ; données interdites fixées par la politique d’usage
ChatGPT, version gratuite	non rétabli, remplacé par Copilot Chat	tous les salariés (180)	aucun usage pour le travail, y compris avec un compte personnel
DeepL, version gratuite	non rétabli, les traductions se faisant avec Copilot Chat	service commercial (8 salariés)	aucun document de l’entreprise saisi dans un traducteur en ligne non autorisé

La charte informatique sera modifiée pour être mise en cohérence avec le projet et avec la politique d’usage de l’intelligence artificielle. Constituant une adjonction au règlement intérieur (article L. 1321-5), cette modification est soumise à l’avis du comité, communiquée avec cet avis à l’inspecteur du travail, et entre en vigueur à une date postérieure d’un mois à l’accomplissement des formalités de publicité (article L. 1321-4, qui s’applique également en cas de modification). Le texte modifié de la charte est joint à la présente note.

2Description de l’outil et finalités

L’outil sera utilisé pour les finalités suivantes :

• Rédiger des premiers jets de réponses aux demandes et aux réclamations des clients, que le conseiller relit, corrige et complète avant tout envoi.
• Résumer les longs fils de courriels et les échanges des réunions d’équipe, et en dégager la liste des actions à mener.
• Rechercher une information dans les documents du service (procédures, fiches produits, conditions générales de vente) et en proposer une synthèse.
• Mettre en forme des courriers, des notes et des tableaux de suivi à partir des éléments fournis par le salarié.
• L’outil ne prend aucune décision : chaque contenu produit est vérifié et validé par le salarié qui l’utilise.

Raisons du projet et résultats attendus par la direction :

• Réduire le délai de réponse aux demandes écrites des clients, qui s’allonge en période chargée.
• Limiter le temps passé par les assistants de direction à résumer des échanges et à mettre en forme des documents.

Utilisation envisagée du temps gagné :

• Pendant le pilote, le temps gagné est d’abord consacré à la relecture, à la formation et aux appels des clients ; les objectifs individuels ne changent pas.
• Après le bilan, son utilisation sera présentée au comité avec les résultats du pilote.

Le projet commence par une phase pilote : les 18 salariés mentionnés à la section 3, pendant trois mois à compter de l’ouverture des accès ; les autres services ne sont pas concernés. Elle ne débutera pas avant l’issue de la présente consultation. Son bilan, établi selon les critères suivants : temps consacré aux réponses écrites, mesuré avant et pendant le pilote ; part des contenus à reprendre après relecture ; charge de travail ressentie, recueillie par un questionnaire anonyme ; incidents liés aux données, sera présenté au comité.

La généralisation à d’autres services ou à d’autres salariés fera l’objet d’une nouvelle information-consultation du comité avant sa mise en œuvre.

3Salariés, services et postes concernés

• service client : les 12 conseillers clientèle du siège
• direction générale : 3 assistants de direction
• direction des ressources humaines : 3 assistants de direction

Nombre de salariés concernés : 18 sur un effectif de 180.

4Effets sur l’organisation et les conditions de travail

• Le temps consacré à la rédaction des réponses écrites devrait diminuer ; l’éditeur ne fournit pas de chiffre propre à l’entreprise, et ce gain sera mesuré pendant le pilote.
• Une étape de relecture s’ajoute : chaque contenu produit par l’outil est vérifié par le salarié avant tout envoi ou toute diffusion.
• Le temps de relecture est compté dans la charge de travail, et les objectifs individuels restent inchangés jusqu’au bilan du projet ; les horaires, l’organisation des équipes et les rattachements hiérarchiques ne changent pas.
• Chaque salarié peut ne pas recourir à l’outil pour les tâches où il ne lui apporte rien, sans incidence sur son évaluation.
• Depuis le 5 octobre 2026, ChatGPT, Copilot Chat et DeepL ne sont plus accessibles pendant la consultation ; à son issue, la direction envisage que les 8 salariés du service commercial qui traduisaient avec DeepL fassent ces traductions avec Copilot Chat.

La direction présentera au comité les éléments dont elle dispose sur ces effets et répondra de manière motivée à ses observations (article L. 2312-15).

5Santé et sécurité

La direction a évalué les risques pour la santé et la sécurité des salariés concernés liés à l’introduction de l’outil. Ont contribué à cette évaluation, parmi les acteurs prévus par l’article L. 4121-3 : le service de prévention et de santé au travail. Des salariés concernés ont également été interrogés sur leur travail.

Risques identifiés et mesures de prévention prévues :

• Charge mentale liée à la vérification des contenus produits : relecture humaine avant tout envoi et temps de relecture compté dans la charge de travail.
• Intensification du travail : pas de hausse des objectifs ni du nombre de dossiers confiés à chaque salarié avant le bilan du projet.
• Sentiment de surveillance lié aux rapports d’usage : rapports consultés seulement en chiffres d’ensemble pour les 18 participants, jamais pour un groupe de moins de 5, sans évaluation individuelle, après information préalable des salariés.
• Perte de savoir-faire rédactionnel : courriers sensibles (litiges, réclamations graves) rédigés sans l’outil, et point sur les compétences lors du bilan du pilote.
• Difficultés d’appropriation de l’outil : formation avant l’ouverture des accès, référent désigné dans chaque service et assistance du service informatique.

L’évaluation sera revue au bilan du pilote.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels a été mis à jour pour tenir compte du projet ; cette mise à jour est jointe à la présente note et soumise au comité (articles R. 4121-2, 2° et L. 4121-3).

6Emploi, postes et qualifications

• Aucune suppression de poste ni modification des contrats de travail n’est prévue.
• Le contenu des postes évolue : la rédaction initiale diminue au profit de la relecture, de la vérification et de la relation avec le client.
• Les compétences nouvelles (formuler une demande, vérifier un contenu produit, repérer une erreur de l’outil) sont couvertes par la formation prévue dans la présente note.
• Les fiches de poste des conseillers clientèle seront mises à jour à l’issue du pilote si le contenu de leurs tâches a changé.

7Données traitées et sécurité

Données traitées par l’outil :

• Copilot s’appuie sur les contenus Microsoft 365 auxquels l’utilisateur a accès : ses courriels, ses conversations Teams et les documents SharePoint et OneDrive qu’il peut au moins consulter.
• Les demandes saisies par les salariés et les réponses de l’outil sont conservées dans l’historique d’activité Copilot de chaque utilisateur.
• Ces contenus comportent des données personnelles de clients (nom, coordonnées, numéro de commande) et de salariés (nom, fonction, échanges professionnels).
• Risque identifié : un document trop largement partagé, par exemple un fichier de rémunérations accessible à tout le personnel, devient facile à retrouver par une simple question à l’outil.
• Mesure prévue : avant l’ouverture des accès, le service informatique revoit les droits d’accès et les liens de partage des sites SharePoint, des espaces OneDrive et des équipes Teams, en commençant par les dossiers de la paie, des ressources humaines et de la direction ; chaque salarié peut signaler un document auquel il ne devrait pas avoir accès.

Hébergement et localisation des données : centres de données de Microsoft situés dans l’Union européenne, l’éditeur indiquant que les échanges des utilisateurs de l’Union restent dans son périmètre « EU Data Boundary » ; les modèles d’Anthropic proposés en option, exclus de ce périmètre selon l’éditeur, ne sont pas activés.

Selon le contrat de l’éditeur, les données saisies dans l’outil ne sont pas réutilisées pour entraîner ses modèles.

Les traitements de données personnelles liés à l’outil seront inscrits, avant tout déploiement, au registre des activités de traitement (article 30 du règlement (UE) 2016/679). La nécessité d’une analyse d’impact, menée avant le traitement lorsque celui-ci est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques (article 35 du même règlement), sera examinée avant le déploiement ; ses conclusions seront communiquées au comité.

L’éditeur traite ces données pour le compte de l’entreprise, en qualité de sous-traitant ; un contrat conclu avec lui régit ce traitement (article 28 du même règlement). Le contrat prévoit des transferts de ces données hors de l’Union européenne : dans des cas limités décrits par Microsoft (accès à distance de ses équipes de maintenance et d’assistance, journaux pseudonymisés de détection des menaces conservés principalement aux États-Unis), vers les États-Unis ou un autre pays où Microsoft ou ses sous-traitants opèrent ; garanties : clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision du 4 juin 2021) et certification de Microsoft au cadre de protection des données UE–États-Unis, selon l’avenant de Microsoft sur la protection des données du 22 mai 2026 (chapitre V du même règlement). Le délégué à la protection des données sera consulté avant le déploiement.

Durée de conservation des demandes et des réponses : historique des échanges avec Copilot conservé 30 jours, selon la règle de conservation fixée par l’entreprise, puis supprimé. Un administrateur peut consulter le contenu des demandes et des réponses des salariés ; cet accès est encadré ainsi : recherche dans les échanges d’un salarié seulement en cas d’incident de sécurité ou de procédure judiciaire, sur demande écrite de la direction générale, par l’un des deux administrateurs habilités ; salarié concerné informé de la recherche ; chaque recherche consignée (date, motif, auteur). Une note d’information sera remise aux salariés concernés avant l’ouverture des accès (pièce 7) ; son projet peut être communiqué au comité sur sa demande.

L’outil comporte les fonctionnalités suivantes, qui permettent de suivre l’activité ou les résultats individuels :

• Le rapport d’utilisation de Microsoft 365 Copilot, dans le centre d’administration, liste chaque utilisateur avec son nom, le nombre de demandes qu’il a soumises et la date de sa dernière activité dans chaque application (Word, Excel, PowerPoint, Teams…).
• Ce rapport peut être consulté sur 7, 28, 90 ou 180 jours et exporté dans un fichier .csv.
• L’historique d’activité de chaque utilisateur (demandes et réponses) peut être recherché par un administrateur avec les outils de Microsoft Purview.

Finalité : mesurer l’adoption de l’outil pendant le pilote, à partir de chiffres d’ensemble pour les 18 participants, jamais pour un groupe de moins de 5 ; personnes habilitées à les consulter : deux administrateurs du service informatique, nommément désignés ; la direction ne reçoit que des chiffres d’ensemble pour les 18 participants, jamais pour un groupe de moins de 5 ; durée de conservation : exports du rapport d’utilisation conservés 90 jours, puis supprimés ; usages exclus : évaluation individuelle des salariés, sanction disciplinaire et comparaison entre salariés ou entre services.

Ces fonctionnalités ne seront pas activées avant l’issue de la consultation et l’information préalable des salariés concernés : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance (articles L. 2312-38 et L. 1222-4).

8Conséquences environnementales

Selon les éléments dont dispose la direction : les traitements sont réalisés dans les centres de données de l’éditeur et ne demandent aucun matériel supplémentaire ; aucun poste de travail n’est renouvelé pour ce projet ; la direction a demandé à l’éditeur, le 2 octobre 2026, la consommation d’énergie et les émissions liées à cet usage, et communiquera sa réponse au comité (article L. 2312-8, III).

9Formation, accompagnement et politique d’usage

• Une formation de deux heures, avant l’ouverture des accès et sur le temps de travail, présente le fonctionnement de l’outil, ses limites et la relecture des contenus produits.
• Un guide d’usage interne reprend la politique d’usage, les données à ne pas saisir et la conduite à tenir face à une erreur de l’outil.
• Un référent est désigné au service client et un autre à la direction générale pour répondre aux questions pendant le pilote.
• Une séance de retour d’expérience, à mi-parcours du pilote, permet d’ajuster la formation et le guide.

Elles participent de l’adaptation des salariés à leur poste de travail, que l’employeur assure, et du maintien de leur capacité à occuper un emploi, auquel il veille au regard notamment de l’évolution des technologies (article L. 6321-1).

Ces actions constituent les mesures prises par la direction pour favoriser le développement de la maîtrise de l’intelligence artificielle par le personnel concerné (article 4 du règlement (UE) 2024/1689, dans sa rédaction issue du règlement (UE) 2026/1744).

Une politique d’usage de l’intelligence artificielle, précisant les outils autorisés, les données interdites et la relecture humaine des contenus produits, est jointe à la présente note. Comportant des obligations générales et permanentes relatives à la discipline, elle constitue une adjonction au règlement intérieur (article L. 1321-5) : elle est soumise à l’avis du comité, communiquée avec cet avis à l’inspecteur du travail, et entre en vigueur à une date postérieure d’un mois à l’accomplissement des formalités de publicité (article L. 1321-4).

10Calendrier de la consultation

Les informations écrites nécessaires sont communiquées au comité le mercredi 14 octobre 2026. Le délai du comité court à compter de cette date (article R. 2312-5).

À défaut d’accord, ce délai est d’un mois et expire, à titre indicatif, le samedi 14 novembre 2026 (article R. 2312-6, I). Si le comité décide de recourir à un expert, il est porté à deux mois et expire le lundi 14 décembre 2026 ; l’expert remet alors son rapport au plus tard le dimanche 29 novembre 2026 (article R. 2315-47).

À l’expiration du délai, le comité est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif (article L. 2312-16). Ces dates sont reportées si l’employeur conteste l’expertise devant le juge, la saisine suspendant les délais de consultation jusqu’à la notification du jugement (article L. 2315-86), ou si le juge, saisi par le comité, prolonge le délai (article L. 2312-15).

Réunion au cours de laquelle le comité est invité à rendre son avis : mardi 10 novembre 2026.

Le comité peut faire appel à un expert habilité en cas d’introduction de nouvelles technologies (article L. 2315-94, 2°). Les frais sont alors pris en charge à hauteur de 80 % par l’employeur et de 20 % par le comité sur son budget de fonctionnement, sauf insuffisance de ce budget dans les conditions de l’article L. 2315-80.

11Déploiement

Date de déploiement envisagée : au plus tôt le 4 janvier 2027, ou le 1er février 2027 si le comité désigne un expert, après l’avis du comité, la revue des droits d’accès et la formation des salariés concernés. Aucun accès à l’outil ne sera ouvert aux salariés concernés avant l’avis du comité ou l’expiration de son délai. L’usage des outils généralistes mentionnés à la section 1 ne sera pas rétabli avant la même échéance. Leur régime après cette échéance est décrit à la section 1. La direction rendra compte au comité, en la motivant, de la suite donnée à son avis et à ses vœux (article L. 2312-15).

Pour la direction
Claire Martin, DRH

Remis au secrétaire du comité
Paul Durand

Reçu le : ________

Document établi par la direction de Martin Industrie SAS — version 1 du 5 octobre 2026.

Martin Industrie SAS

Ordre du jour de la réunion d’information du comité social et économique

Pièce 2 · Réf. CSE-IA-02Réunion du mercredi 14 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

1. Information du comité sur le projet d’introduction de l’outil d’intelligence artificielle Microsoft 365 Copilot (article L. 2312-8, II, 4° du code du travail) : présentation du projet et remise de la note d’information.
2. Questions des membres du comité.
3. Calendrier de la consultation.
4. Le cas échéant, délibération du comité sur le recours à un expert habilité (article L. 2315-94, 2°).

Ordre du jour communiqué le : ________ aux membres du comité, à Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité (articles L. 2143-22 et L. 2314-2), à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (article L. 2315-30).

Le président
Claire Martin, DRH

Le secrétaire
Paul Durand

Ordre du jour établi par le président et le secrétaire du comité (article L. 2315-29) — version 1 du 5 octobre 2026.

Martin Industrie SAS

Ordre du jour de la réunion de consultation du comité social et économique

Pièce 2 · Réf. CSE-IA-02Réunion du mardi 10 novembre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

1. Consultation du comité social et économique sur le projet d’introduction de l’outil d’intelligence artificielle Microsoft 365 Copilot (article L. 2312-8, II, 4° du code du travail) et sur les moyens de contrôle de l’activité des salariés qu’il comporte (article L. 2312-38), sur ses effets sur les conditions d’emploi, de travail et la formation professionnelle (article L. 2312-8, II, 3°) et sur ses conséquences environnementales (article L. 2312-8, III) : recueil de l’avis du comité.
2. Consultation sur la mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels (article L. 4121-3).
3. Avis du comité sur la politique d’usage de l’intelligence artificielle (articles L. 1321-4 et L. 1321-5).
4. Avis du comité sur la modification de la charte informatique (articles L. 1321-4 et L. 1321-5).
5. Réponses de la direction aux questions et observations formulées depuis la communication des informations.

Ordre du jour communiqué le : ________ aux membres du comité, à Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité (articles L. 2143-22 et L. 2314-2), à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (article L. 2315-30).

Le président
Claire Martin, DRH

Le secrétaire
Paul Durand

Ordre du jour établi par le président et le secrétaire du comité (article L. 2315-29) — version 1 du 5 octobre 2026.

Martin Industrie SAS

Calendrier de la consultationDocument interne

Pièce 3 · Réf. CSE-IA-03Version 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

Date	Étape	Texte
vendredi 9 octobre 2026	Envoi de l’ordre du jour de la réunion d’information — date conseillée, avec marge (3 jours au moins avant la réunion)	L. 2315-30
mercredi 14 octobre 2026	Réunion d’information	—
mercredi 14 octobre 2026	Communication des informations écrites au comité (ou information de leur mise à disposition dans la BDESE) — point de départ du délai	R. 2312-5
vendredi 23 octobre 2026	Confirmation écrite de la réunion à l’inspection du travail, au médecin du travail et à l’agent de prévention, si elle est tenue comme réunion santé, sécurité et conditions de travail (quinze jours au moins)	L. 2315-27
vendredi 6 novembre 2026	Envoi de l’ordre du jour de la réunion de consultation — date conseillée, avec marge (3 jours au moins avant la réunion)	L. 2315-30
mardi 10 novembre 2026	Réunion de consultation : avis du comité	L. 2312-15
samedi 14 novembre 2026	Expiration du délai sans expert : à défaut d’avis, le comité est réputé consulté et son avis négatif	L. 2312-16 ; R. 2312-6
mercredi 25 novembre 2026	Transmission à la direction, par le secrétaire, du procès-verbal de la réunion d’avis, au plus tard — à défaut d’accord, et avant toute nouvelle réunion prévue dans ce délai	D. 2315-26
dimanche 29 novembre 2026	Remise du rapport de l’expert, au plus tard (si le comité désigne un expert)	R. 2315-47
lundi 14 décembre 2026	Expiration du délai si le comité désigne un expert : à défaut d’avis, avis réputé négatif	L. 2312-16 ; R. 2312-6

Dates d’envoi des ordres du jour : le texte impose trois jours au moins avant la réunion (article L. 2315-30), sans préciser le mode de décompte. Les dates conseillées prennent un jour de marge et sont avancées au vendredi si elles tombent un samedi ou un dimanche ; avancez-les encore en cas de jour férié.

La confirmation écrite à quinze jours (article L. 2315-27) vise les réunions consacrées à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail ; le projet y touchant, il est prudent d’y tenir la consultation, en présence du médecin du travail et du responsable interne de la sécurité, qui y assistent avec voix consultative (article L. 2314-3, I).

Réunion d’avis du mardi 10 novembre 2026
Vote : les résolutions du comité sont prises à la majorité des membres présents ; le président ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel (article L. 2315-32).
Procès-verbal : à défaut d’accord, il est établi et transmis à la direction par le secrétaire du comité dans les quinze jours suivant la réunion ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai, avant cette réunion (articles L. 2315-34 et D. 2315-26), soit au plus tard le mercredi 25 novembre 2026. À défaut d’accord, il contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion (article D. 2315-26).
Réponse motivée : la direction fait connaître sa décision motivée sur les propositions du comité lors de la réunion qui suit la transmission du procès-verbal (article L. 2315-34) : pièce 6.

Si le comité désigne un expert : l’expert demande à la direction, au plus tard dans les trois jours de sa désignation, les informations complémentaires qu’il juge nécessaires, et la direction répond à cette demande dans les cinq jours (article R. 2315-45) ; il notifie le coût prévisionnel, l’étendue et la durée de l’expertise dans un délai de dix jours à compter de sa désignation (article R. 2315-46). Indiquez alors à l’étape 03 la date de la délibération désignant l’expert : ces échéances seront datées dans le tableau.

Pour contester l’expertise, l’employeur saisit le juge dans les dix jours suivant, selon le cas : la délibération du comité décidant le recours à l’expertise (pour en contester la nécessité) ; la désignation de l’expert (pour en contester le choix) ; la notification du cahier des charges et des informations prévues à l’article L. 2315-81-1 (pour en contester le coût prévisionnel, l’étendue ou la durée) ; la notification du coût final (pour contester ce coût) (articles L. 2315-86 et R. 2315-49). Sauf pour la contestation du coût final, la saisine suspend les délais de consultation jusqu’à la notification du jugement (article L. 2315-86).

À titre d’illustration, un tribunal a annulé la délibération d’un comité qui recourait à une expertise pour projet important sur le déploiement de Copilot Chat (Microsoft 365) : il s’agissait d’une expérimentation de quatre mois, proposée aux salariés volontaires, sans tâches ni postes de travail définis, dont les étapes suivantes n’étaient pas arrêtées (tribunal judiciaire de Paris, 10 février 2026, RG 25/57412, jugement selon la procédure accélérée au fond). La décision porte sur l’expertise, non sur la consultation, que l’employeur avait engagée ; elle tient aux faits de l’espèce.

Si le comité désigne un expert, la réunion d’avis du mardi 10 novembre 2026 devra être reportée à une date comprise entre le dimanche 29 novembre 2026, date limite de remise du rapport (article R. 2315-47), et le lundi 14 décembre 2026, expiration du délai (article R. 2312-6, I).

Politique d’usage : si elle relève des formalités du règlement intérieur, elle n’entre en vigueur qu’un mois au moins après les formalités de publicité, l’avis du comité recueilli (article L. 1321-4) — à intégrer au calendrier du déploiement.

Charte informatique : si sa modification relève des formalités du règlement intérieur, elle n’entre en vigueur qu’un mois au moins après les formalités de publicité, l’avis du comité recueilli (article L. 1321-4).

Formalités du règlement intérieur, pour la politique d’usage et la modification de la charte informatique, le cas échéant : avis du comité ; indication de la date d’entrée en vigueur, postérieure d’un mois à l’accomplissement des formalités de publicité (article L. 1321-4) ; texte porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche (article R. 1321-1) ; en même temps, communication du texte à l’inspecteur du travail, accompagné de l’avis du comité (article L. 1321-4), en deux exemplaires (article R. 1321-4). L’article R. 1321-2 prévoit en outre un dépôt au greffe du conseil de prud’hommes « en application du deuxième alinéa de l’article L. 1321-4 » ; cet article, dans sa rédaction en vigueur depuis le 28 mai 2026, ne mentionne plus ce dépôt : faites vérifier ce point.

Si le comité désigne un expert, le délai expire le lundi 14 décembre 2026 : si l’avis est rendu à cette date, la politique d’usage et la modification de la charte informatique n’entreront en vigueur qu’un mois au moins après les formalités de publicité qui le suivront (article L. 1321-4). Vérifiez la date de déploiement envisagée.

Les dates sont calculées à titre indicatif, en ajoutant au point de départ le nombre de mois ou de jours du délai. Le mode de computation applicable et l’existence d’un accord fixant d’autres délais (article L. 2312-16) sont à vérifier.

Document interne de travail — modèle générique établi d’après le code du travail consulté le 8 octobre 2026 ; il ne vérifie aucune information saisie et ne constitue pas un conseil juridique.

Martin Industrie SAS

Questions à préparer avant la réunionDocument interne

Pièce 4 · Réf. CSE-IA-04Version 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

Les questions que les membres du comité poseront vraisemblablement, avec un espace pour préparer une réponse écrite et précise. Document de travail : il n’est pas destiné à être remis au comité en l’état.

1. Pourquoi ce projet, et quels résultats la direction en attend-elle ?
2. Quelles tâches l’outil prend-il en charge, et lesquelles restent faites par les salariés ?
3. Quels outils d’IA généralistes les salariés utilisent-ils déjà, sur quelle base (charte informatique, tolérance), que devient cet usage pendant la consultation, et que deviendra-t-il ensuite, pour qui ?
4. Quels postes et quels services l’utilisent, et à partir de quand ?
5. L’outil modifie-t-il la charge de travail, les rythmes ou les objectifs ?
6. Que deviendra le temps gagné, pendant le pilote et après le bilan ?
7. Quels effets sur la santé (charge mentale, intensification du travail, perte d’autonomie) ont été évalués, et le document unique a-t-il été mis à jour ?
8. Quelles données y sont saisies, où sont-elles hébergées, et l’éditeur les réutilise-t-il ?
9. Un administrateur peut-il lire le contenu de nos demandes ? Dans quels cas, qui le décide, et le salarié en est-il informé ?
10. L’outil enregistre-t-il l’activité individuelle des salariés ? Quelles fonctionnalités, qui peut consulter ces informations, combien de temps sont-elles conservées, dans quel but, et pour quels usages exclus ?
11. Qui relit les contenus produits par l’outil avant qu’ils ne soient envoyés ou utilisés ?
12. Quelle formation est prévue, sur le temps de travail, et pour qui ?
13. Que se passe-t-il si un salarié refuse ou ne parvient pas à utiliser l’outil ?
14. Le projet a-t-il des conséquences sur l’emploi ou sur l’évolution des métiers ?
15. Quelles sont les conséquences environnementales du projet ?
16. Comment le comité sera-t-il informé du bilan après quelques mois d’usage ?

Document interne de travail — modèle générique établi d’après le code du travail consulté le 8 octobre 2026 ; il ne vérifie aucune information saisie et ne constitue pas un conseil juridique.

Martin Industrie SAS

Liste de contrôle avant le déploiementDocument interne

Pièce 5 · Réf. CSE-IA-05Version 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

À cocher avant d’ouvrir l’accès à Microsoft 365 Copilot.

• La note d’information (pièce 1) est complète : outil, finalités, postes concernés, effets sur les conditions de travail, santé et sécurité, emploi, données, conséquences environnementales, formation, calendrier.
• Les informations ont été communiquées au comité par écrit, ou leur mise à disposition dans la BDESE lui a été signalée, à une date établie.
• L’ordre du jour de chaque réunion a été communiqué dans le délai — trois jours au moins avant la réunion — y compris à l’inspection du travail et aux services de prévention (article L. 2315-30).
• Sophie Leroy, déléguée syndicale, représentant syndical au comité, a reçu les informations fournies au comité et les ordres du jour.
• Si la consultation a lieu lors d’une réunion consacrée à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail : sa tenue a été confirmée par écrit quinze jours au moins à l’avance à l’inspection du travail, au médecin du travail et à l’agent de prévention (article L. 2315-27), et le médecin du travail y a été convié (article L. 2314-3).
• Les questions du comité ont reçu une réponse écrite et motivée.
• L’autorisation des outils d’IA généralistes donnée par la charte a été suspendue, à une date établie par écrit (pièce 10, diffusée le ________).
• La charte informatique a été mise en cohérence avec la politique d’usage de l’intelligence artificielle ; si elle constitue une adjonction au règlement intérieur, sa modification a suivi les formalités de l’article L. 1321-4 (articles L. 1321-4 et L. 1321-5).
• Les fonctionnalités de suivi n’ont pas été activées avant l’issue de la consultation, et les salariés concernés ont été informés, avant toute collecte, des informations les concernant que l’outil enregistre (article L. 1222-4).
• Le document unique d’évaluation des risques professionnels a été mis à jour (article R. 4121-2, 2°) et le comité a été consulté sur cette mise à jour (article L. 4121-3).
• Les traitements de données personnelles sont inscrits au registre (article 30 du RGPD) ; la nécessité d’une analyse d’impact a été examinée et, si elle est requise, l’analyse a été menée avant le traitement (article 35).
• La liste de la CNIL des types d’opérations de traitement pour lesquelles une analyse d’impact est requise (article 35, paragraphe 4, du RGPD) a été consultée : elle vise notamment les traitements établissant des profils de personnes physiques à des fins de gestion des ressources humaines et ceux ayant pour finalité de surveiller de manière constante l’activité des employés.
• Le traitement effectué par l’éditeur pour le compte de l’entreprise est régi par un contrat qui comporte les mentions prévues à l’article 28, paragraphe 3, du RGPD ; les éventuels transferts de données hors de l’Union européenne sont encadrés (chapitre V du RGPD).
• Le délégué à la protection des données a été consulté ; si une analyse d’impact est menée, son conseil a été demandé (article 35, paragraphe 2, du RGPD).
• Les salariés concernés ont reçu les informations prévues à l’article 13 du RGPD (notamment les finalités et la base juridique du traitement, les destinataires, la durée de conservation et leurs droits) au moment où leurs données sont obtenues (modèle : pièce 7).
• La politique d’usage a recueilli l’avis du comité, a été communiquée avec cet avis à l’inspecteur du travail, et sa date d’entrée en vigueur est postérieure d’un mois aux formalités de publicité (articles L. 1321-4 et L. 1321-5).
• Le guide d’usage, la politique d’usage et les consignes établis par l’entreprise sont rédigés en français (article L. 1321-6).
• Formalités du règlement intérieur, le cas échéant, pour la politique d’usage et la modification de la charte informatique : texte porté par tout moyen à la connaissance du personnel (article R. 1321-1) et communiqué en deux exemplaires à l’inspecteur du travail avec l’avis du comité (articles L. 1321-4 et R. 1321-4) ; date d’entrée en vigueur indiquée (pièce 3).
• L’avis du comité a été rendu, ou le délai applicable a expiré : un mois à défaut d’accord, deux mois si un expert a été désigné, trois mois si, en outre, la consultation se déroule au CSE central et en établissement.
• Aucune procédure judiciaire n’a suspendu ou prolongé le délai de consultation, ou le délai reporté a lui aussi expiré (articles L. 2315-86 et L. 2312-15).
• Aucun accès à l’outil n’a été ouvert aux salariés concernés avant cette date, y compris pour une phase pilote.
• L’outil n’est pas utilisé pour inférer les émotions des salariés sur le lieu de travail, pratique interdite sauf raisons médicales ou de sécurité (article 5, paragraphe 1, point f), du règlement (UE) 2024/1689, applicable depuis le 2 février 2025).
• Si l’outil est un système d’IA à haut risque au sens du règlement (UE) 2024/1689 (article 6 et annexe III, notamment point 4 : recrutement, décisions sur les relations de travail, attribution de tâches, suivi et évaluation des performances), les représentants des travailleurs et les travailleurs concernés ont été informés, avant la mise en service ou l’utilisation sur le lieu de travail, qu’ils seront soumis à son utilisation (article 26, paragraphe 7). Cette obligation s’applique à partir du 2 décembre 2027 aux systèmes de l’annexe III (article 113, troisième alinéa, point c), i), dans sa rédaction issue du règlement (UE) 2026/1744).

+Après l’avis (ne conditionne pas le déploiement)

• Présenter la réponse motivée (pièce 6) lors de la réunion du comité qui suit la transmission du procès-verbal de la réunion d’avis (article L. 2315-34).

Document interne de travail — modèle générique établi d’après le code du travail consulté le 8 octobre 2026 ; il ne vérifie aucune information saisie et ne constitue pas un conseil juridique.

Martin Industrie SAS

Suite donnée à l’avis du comité social et économique

Pièce 6 · Réf. CSE-IA-0624 novembre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

À l’attention des membres du comité social et économique — ensemble de l’entreprise.

Lors de sa réunion du mardi 10 novembre 2026, le comité a rendu un avis favorable sur le projet d’introduction de l’outil Microsoft 365 Copilot.

Conformément à l’article L. 2312-15 du code du travail, la direction lui rend compte, en la motivant, de la suite donnée à cet avis et à ses vœux. La présente réponse est présentée lors de la réunion du comité qui suit la transmission du procès-verbal (article L. 2315-34).

1Motifs exprimés par le comité

• La formation prévue avant l’ouverture des accès est jugée suffisante.
• La relecture humaine de tout contenu avant envoi est maintenue.
• Les rapports d’usage ne serviront pas à évaluer les salariés.

2Observations et vœux du comité, et réponse de la direction

Observation ou vœu du comité	Suite donnée	Motif
Former aussi les remplaçants	retenue	session ajoutée en février 2027
Présenter un bilan à trois mois	retenue en partie	bilan du pilote à trois mois, bilan général à six mois
Associer un élu à la revue des accès	non retenue	conclusions de la revue présentées au comité

3Décision et calendrier

Date de déploiement retenue : à partir du 4 janvier 2027. La direction présentera au comité un bilan de l’usage de l’outil 6 mois après son déploiement.

Pour la direction
Claire Martin, DRH

Date
24 novembre 2026

Document établi par la direction de Martin Industrie SAS.

Martin Industrie SAS

Information des salariés sur l’outil Microsoft 365 Copilot

Pièce 7 · Réf. CSE-IA-07Version 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

Destinataires : salariés concernés par l’outil — service client : les 12 conseillers clientèle du siège ; direction générale : 3 assistants de direction ; direction des ressources humaines : 3 assistants de direction.

La direction de Martin Industrie SAS prévoit de mettre à votre disposition l’outil d’intelligence artificielle Microsoft 365 Copilot, édité par Microsoft. Date prévue : à partir du 4 janvier 2027. La présente note vous informe, avant l’ouverture des accès, du traitement des données personnelles vous concernant (article 13 du règlement (UE) 2016/679, dit RGPD), et des fonctionnalités qui enregistrent des informations sur votre activité (article L. 1222-4 du code du travail).

1Responsable du traitement et contact

Responsable du traitement : Martin Industrie SAS (SIREN 123 456 789). Pour toute question sur ce traitement et pour exercer vos droits : service des ressources humaines, bureau 12, poste 4012.

Délégué à la protection des données : délégué à la protection des données, au siège, poste 4090.

2Finalités et base juridique

L’outil est utilisé pour les finalités suivantes :

• Rédiger des premiers jets de réponses aux demandes et aux réclamations des clients, que le conseiller relit, corrige et complète avant tout envoi.
• Résumer les longs fils de courriels et les échanges des réunions d’équipe, et en dégager la liste des actions à mener.
• Rechercher une information dans les documents du service (procédures, fiches produits, conditions générales de vente) et en proposer une synthèse.
• Mettre en forme des courriers, des notes et des tableaux de suivi à partir des éléments fournis par le salarié.
• L’outil ne prend aucune décision : chaque contenu produit est vérifié et validé par le salarié qui l’utilise.

Les fonctionnalités de suivi décrites à la section 3 sont utilisées pour la finalité suivante : mesurer l’adoption de l’outil pendant le pilote, à partir de chiffres d’ensemble pour les 18 participants, jamais pour un groupe de moins de 5.

Base juridique du traitement : intérêt légitime de l’entreprise : améliorer la qualité et la rapidité de la rédaction des documents de travail (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).

3Données concernées

Données traitées par l’outil :

• Copilot s’appuie sur les contenus Microsoft 365 auxquels l’utilisateur a accès : ses courriels, ses conversations Teams et les documents SharePoint et OneDrive qu’il peut au moins consulter.
• Les demandes saisies par les salariés et les réponses de l’outil sont conservées dans l’historique d’activité Copilot de chaque utilisateur.
• Ces contenus comportent des données personnelles de clients (nom, coordonnées, numéro de commande) et de salariés (nom, fonction, échanges professionnels).
• Risque identifié : un document trop largement partagé, par exemple un fichier de rémunérations accessible à tout le personnel, devient facile à retrouver par une simple question à l’outil.
• Mesure prévue : avant l’ouverture des accès, le service informatique revoit les droits d’accès et les liens de partage des sites SharePoint, des espaces OneDrive et des équipes Teams, en commençant par les dossiers de la paie, des ressources humaines et de la direction ; chaque salarié peut signaler un document auquel il ne devrait pas avoir accès.

L’outil enregistre en outre les informations suivantes sur votre activité :

• Le rapport d’utilisation de Microsoft 365 Copilot, dans le centre d’administration, liste chaque utilisateur avec son nom, le nombre de demandes qu’il a soumises et la date de sa dernière activité dans chaque application (Word, Excel, PowerPoint, Teams…).
• Ce rapport peut être consulté sur 7, 28, 90 ou 180 jours et exporté dans un fichier .csv.
• L’historique d’activité de chaque utilisateur (demandes et réponses) peut être recherché par un administrateur avec les outils de Microsoft Purview.

Usages exclus : évaluation individuelle des salariés, sanction disciplinaire et comparaison entre salariés ou entre services.

4Destinataires et transferts

Personnes habilitées à consulter les informations sur votre activité : deux administrateurs du service informatique, nommément désignés ; la direction ne reçoit que des chiffres d’ensemble pour les 18 participants, jamais pour un groupe de moins de 5.

L’éditeur Microsoft traite ces données pour le compte de l’entreprise, en qualité de sous-traitant. Ces données peuvent être transférées hors de l’Union européenne : dans des cas limités décrits par Microsoft (accès à distance de ses équipes de maintenance et d’assistance, journaux pseudonymisés de détection des menaces conservés principalement aux États-Unis), vers les États-Unis ou un autre pays où Microsoft ou ses sous-traitants opèrent ; garanties : clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision du 4 juin 2021) et certification de Microsoft au cadre de protection des données UE–États-Unis, selon l’avenant de Microsoft sur la protection des données du 22 mai 2026. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties auprès du contact indiqué à la section 1.

5Durée de conservation

Données saisies dans l’outil : historique des échanges avec Copilot conservé 30 jours, selon la règle de conservation fixée par l’entreprise, puis supprimé. Informations enregistrées sur votre activité : exports du rapport d’utilisation conservés 90 jours, puis supprimés.

6Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès aux données vous concernant, leur rectification ou leur effacement, ou une limitation du traitement, vous opposer au traitement et demander la portabilité de vos données, auprès du contact indiqué à la section 1. Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ; en France, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

7Fonctionnalités de suivi de l’activité

Aucune information vous concernant personnellement ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à votre connaissance (article L. 1222-4 du code du travail). Les fonctionnalités décrites à la section 3 font l’objet de l’information et de la consultation préalables du comité social et économique (article L. 2312-38) ; elles ne seront pas activées avant l’issue de cette consultation ni avant la remise de la présente note.

Pour la direction
Claire Martin, DRH

Reçu le : ________
Nom et signature du salarié

Document établi par la direction de Martin Industrie SAS — version 1 du 5 octobre 2026.

Martin Industrie SAS

Lignes types pour la mise à jour du document uniqueDocument interne

Pièce 8 · Réf. CSE-IA-08Version 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

Le document unique transcrit les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs ; cette évaluation comporte un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail (article R. 4121-1). Il est mis à jour lors de toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail (article R. 4121-2, 2°), et le comité est consulté sur ses mises à jour (article L. 4121-3). Dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, les résultats de l’évaluation débouchent sur un programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (article L. 4121-3-1, III, 1°), présenté au comité (article L. 2312-27, 2°).

Les lignes ci-dessous sont un point de départ pour la mise à jour liée au projet : adaptez-les à chaque unité de travail et ne retenez que les risques qui y existent réellement.

Unités de travail concernées : service client : les 12 conseillers clientèle du siège ; direction générale : 3 assistants de direction ; direction des ressources humaines : 3 assistants de direction.

1Risques et mesures indiqués dans la note

Risque	Mesure de prévention	Responsable et échéance
Charge mentale liée à la vérification des contenus produits	relecture humaine avant tout envoi et temps de relecture compté dans la charge de travail.
Intensification du travail	pas de hausse des objectifs ni du nombre de dossiers confiés à chaque salarié avant le bilan du projet.
Sentiment de surveillance lié aux rapports d’usage	rapports consultés seulement en chiffres d’ensemble pour les 18 participants, jamais pour un groupe de moins de 5, sans évaluation individuelle, après information préalable des salariés.
Perte de savoir-faire rédactionnel	courriers sensibles (litiges, réclamations graves) rédigés sans l’outil, et point sur les compétences lors du bilan du pilote.
Difficultés d’appropriation de l’outil	formation avant l’ouverture des accès, référent désigné dans chaque service et assistance du service informatique.

2Autres risques à examiner (exemples à adapter)

Risque à examiner	Exemples de mesures de prévention	À retenir
Charge mentale liée à la vérification des contenus produits par l’outil (erreurs, informations inventées)	Temps de relecture prévu dans l’organisation et dans les objectifs ; relecture humaine avant tout envoi ; moyen simple de signaler les erreurs.	oui   non
Intensification du travail : hausse des volumes ou des objectifs attendue du temps gagné	Pas de révision des objectifs avant le bilan ; suivi de la charge de travail lors des entretiens et des réunions d’équipe.	oui   non
Perte d’autonomie ou de sens au travail, appauvrissement des tâches	Association des salariés au choix des usages ; maintien des tâches qui supposent leur jugement ; possibilité de ne pas recourir à l’outil pour les tâches où il n’apporte rien.	oui   non
Inquiétude sur l’emploi et sur l’évolution des métiers	Information sur les effets du projet sur l’emploi et les qualifications ; formation ; échanges individuels avec l’encadrement.	oui   non
Difficultés d’appropriation de l’outil	Formation avant l’ouverture des accès ; référent ou guide d’usage ; temps d’apprentissage reconnu.	oui   non
Sentiment d’être seul responsable d’une erreur produite par l’outil	Règles écrites de validation dans la politique d’usage ; relecture reconnue comme une tâche de travail ; circuit de signalement des incidents.	oui   non
Travail prolongé sur écran et sollicitations accrues	Pauses et alternance des tâches ; réglage des notifications.	oui   non
Sentiment de surveillance lié au suivi individuel de l’usage de l’outil	Finalité limitée et usages exclus portés à la connaissance des salariés ; accès réservé aux personnes habilitées ; durée de conservation limitée ; information préalable (article L. 1222-4).	oui   non

Ces exemples ne remplacent pas l’évaluation des risques propre à chaque unité de travail, à laquelle le comité contribue (article L. 4121-3).

Document interne de travail — modèle générique établi d’après le code du travail consulté le 8 octobre 2026 ; il ne vérifie aucune information saisie et ne constitue pas un conseil juridique.

Martin Industrie SAS

Questions au service informatique et à l’éditeurDocument interne

Pièce 9 · Réf. CSE-IA-09Version 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

Les réponses à ces questions alimentent la note d’information (pièce 1) et l’information des salariés (pièce 7) : le comité dispose d’informations précises et écrites (article L. 2312-15). Notez la réponse, sa source (contrat, documentation, console d’administration) et sa date, puis reportez-la dans le champ indiqué. Document de travail : il n’est pas destiné à être remis au comité.

Outil : Microsoft 365 Copilot — licence complémentaire Microsoft 365 Copilot, qui serait attribuée à chacun des 18 salariés concernés.

1Au service informatique

1. L’outil, ou une version incluse dans une licence existante (par exemple Copilot Chat dans Microsoft 365), est-il déjà accessible à des salariés ? Depuis quand, à combien de comptes, et ces accès peuvent-ils être suspendus pendant la consultation ?
   À reporter : étape 02, « déjà accessible à des salariés »
2. Quels autres outils d’IA généralistes sont utilisés ou autorisés (charte informatique, tolérance), et peuvent-ils être bloqués ?
   À reporter : étape 02, « outils d’IA généralistes déjà autorisés ou tolérés »
3. Quels comptes recevront l’accès (services, postes), et qui attribue et retire les droits ?
   À reporter : étape 02, « Services et postes concernés »
4. À quelles données l’outil peut-il accéder (messagerie, documents partagés, applications métier) ? Les droits d’accès aux documents partagés ont-ils été revus avant l’ouverture ?
   À reporter : étape 02, « Données traitées par l’outil »
5. La console d’administration comporte-t-elle des rapports d’usage par utilisateur ou un journal des échanges, même désactivés ? Qui peut les consulter, dans quels cas et sous quels rôles, et ces consultations sont-elles journalisées ? Combien de temps sont-ils conservés ?
   À reporter : étape 02, « suivre l’activité ou les résultats » et « Un administrateur peut-il consulter le contenu des demandes et des réponses des salariés ? » (pièce 1 ; pièce 7)
6. Des licences de l’outil ont-elles déjà été commandées ? À quelle date, pour combien de comptes, et à quelles conditions peuvent-elles être résiliées ?
   À reporter : étape 02, « Des licences de l’outil ont-elles déjà été acquises ? »

2À Microsoft (contrat et documentation)

7. Où les données saisies et les contenus produits sont-ils hébergés et traités ? Des transferts hors de l’Union européenne sont-ils prévus, et avec quelles garanties ?
   À reporter : étape 02, « Hébergement et localisation des données » et « Transferts »
8. Les données saisies sont-elles réutilisées pour entraîner les modèles de l’éditeur ? Quelle clause du contrat le prévoit ou l’exclut ?
   À reporter : étape 02, « Réutilisation des données saisies »
9. Combien de temps les demandes et les réponses (historique des conversations) sont-elles conservées, et cette durée peut-elle être réglée ?
   À reporter : étape 02, « Durée de conservation » (pièce 7)
10. Le contrat qui régit le traitement fait par l’éditeur pour le compte de l’entreprise comporte-t-il les mentions prévues à l’article 28, paragraphe 3, du RGPD ?
    À reporter : étape 02, « Contrat avec l’éditeur »
11. Quelles mesures de sécurité l’éditeur met-il en œuvre (chiffrement, contrôle des accès, journalisation), et quels rapports d’audit ou certifications peut-il fournir ?
    À reporter : pièce 1, « Données traitées et sécurité »
12. L’outil comporte-t-il des fonctions de recrutement, d’évaluation, d’attribution de tâches ou d’inférence des émotions ? Comment l’éditeur le situe-t-il au regard du règlement (UE) 2024/1689 (article 5, paragraphe 1, point f) ; annexe III, point 4) ?
    À reporter : étape 02, « recrutement ou gestion du personnel » ; pièce 5
13. L’éditeur publie-t-il des informations sur la consommation énergétique ou l’empreinte environnementale de l’outil ?
    À reporter : étape 02, « Conséquences environnementales »

Document interne de travail — modèle générique établi d’après le code du travail consulté le 8 octobre 2026 ; il ne vérifie aucune information saisie et ne constitue pas un conseil juridique.

Martin Industrie SAS

Usage des outils d’intelligence artificielle pendant la consultation

Pièce 10 · Réf. CSE-IA-10Version 1 — 5 octobre 2026SIREN 123 456 789Exemple fictif — IA en Règle

Le comité social et économique de Martin Industrie SAS est consulté sur le projet d’introduction de l’outil d’intelligence artificielle Microsoft 365 Copilot (article L. 2312-8, II, 4°). Dans l’attente de l’issue de cette consultation, la direction a suspendu, à compter du 5 octobre 2026, l’usage des outils suivants :

• ChatGPT, dans sa version gratuite, autorisé depuis mars 2025 par la charte d’utilisation des moyens informatiques pour des recherches générales, sans saisie de données de l’entreprise. Usage suspendu.
• Copilot Chat, accessible aux 180 salariés dans le cadre des licences Microsoft 365 de l’entreprise. Usage suspendu.
• Le traducteur en ligne DeepL, dans sa version gratuite, utilisé au service commercial sans autorisation écrite : usage toléré, recensé lors de la préparation du projet. Usage suspendu.

Cette mesure est temporaire. La direction vous informera de la suite donnée à l’issue de la consultation.

Pour toute question : service des ressources humaines, bureau 12, poste 4012.

Pour la direction
Claire Martin, DRH

Diffusée le ________ (courriel, affichage)

Document établi par la direction de Martin Industrie SAS — version 1 du 5 octobre 2026.

Pour composer ce dossier avec les informations de votre entreprise : 190 € HT (228 € TTC par carte, ou 190 € net sur facture, TVA non applicable). Remboursement sous 14 jours, sans justification.

Le dossier à remplir pour votre entreprise — 190 € HTImprimer ou enregistrer en PDF

Exemple fictif : modèle générique, à adapter à votre situation. Adrien Bano — IA en Règle (EI, SIREN 919 929 463). Je ne suis pas avocat : information générale, pas conseil juridique.